Relata di Notifica via PEC

Qesta applicazione crea automaticamente il testo della relata di notifica via PEC in conformità alla L. 53/1994 ed al DM 28/12/2015.

Obbligatorietà delle notifiche telematiche
L’ art. 3-ter della L. 53/1994, introdotto dal DLGS 149/2022 (riforma Cartabia), stabilisce che dal 28/02/2023 gli avvocati hanno l’obbligo di notificare gli atti tramite PEC, ricorrendone i presupposti.

Dati richiesti dall'applicazione:

- Dati dell'avvocato che effettua la notifica (per gli utenti registrati i dati sono presi dalla scheda professionale inserita nell'area riservata).
- Intestazione (per utenti registrati) e informazioni in calce alla relata.
- Dati di una o più parti assistite.
- Dati dell'eventuale procedimento in corso.
- Allegati da notificare, eventualmente già firmati digitalmente.
- Modalità di attestazione della conformità (contestuale o in calce).
- Dati di uno o più destinatari a cui inviare la notifica.

La relata di notifica con la relativa attestazione di conformità può essere modificata online, salvata in Pdf per l'invio tramite PEC, ed eventualmente stampata.

E' prevista anche l'integrazione tramite browser con il programma di posta predefinito sul proprio computer.

Per l'invio della PEC bisogna ricordarsi di:
- salvare la relata di notifica in PDF e firmarla digitalmente;
- allegare tutti i documenti da notificare, compresa la relata;
- in caso di più account di posta scegliere come mittente quello associato alla PEC comunicata all'Ordine degli Avvocati;

L'applicazione visualizza un promemoria con le indicazioni dettagliate per perfezionare la notifica via PEC.

Normativa aggiornata al DLGS 10/10/2022 n. 149 (riforma Cartabia), in vigore dal 28/02/2023.

E’ possibile selezionare la normativa in vigore prima della riforma Cartabia tramite l’apposito menu a tendina oppure non indicare alcuna normativa, nel qual caso sarà inserita nella relata la dicitura generica "in base alla normativa vigente".

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Suggerimento

Nella nuova versione è possibile inserire delle informazioni aggiuntive dopo il nominativo. Ciò è possibile ovunque sia richiesto un nominativo (della parte assistita, del desinatario, del legale rappresentante ecc.)
I dati aggiuntivi devono essere separati dal nominativo con una virgola o un trattino. La virgola serve all'applicazione per indicare dove termina la parte di testo che contiene il nominativo allo scopo di visualizzarlo in grassetto e mettere le iniziali maiuscole (qualora non lo fossero già).
Inserendo ad esempio i seguenti dati:
rossi giulio, v.le Risorgimento, 134
l'applicazione inserirà nella relata il testo nel seguente modo:
Rossi Giulio, v.le Risorgimento, 134

NOTA:
I documenti NON sono trasferiti sul server ma sono elaborati direttamente sul tuo computer da funzioni javascript.

Analogamente, tutti i dati relativi alle parti assistite, al procedimento e ai destinatari, così come i dati dell'avvocato notificante, non sono memorizzati in modo permanente sul server, ma rimangono disponibili esclusivamente per la durata della sessione di lavoro.

Se sei un utente registrato l'applicazione utilizza le informazioni presenti nella tua scheda professionale dell'area riservata.

Avvertenza:
Questa applicazione é utilizzabile per un uso non professionale e le informazioni fornite si intendono a carattere indicativo.
Nonostante l’impegno profuso nell’analisi e nello sviluppo del software non é possibile escludere la presenza di errori, per cui si consiglia di controllare sempre i risultati ottenuti.
Per segnalare eventuali errori o malfunzionamenti clicca qui.

Note

Analogamente a quanto avviene nell'attestazione di conformità di documenti informatici, l'applicazione consente di selezionare gli allegati direttamente dal computer, anche mediante trascinamento.
In questo modo il nome del file viene acquisito automaticamente senza possibilità di errore, essendo questo un elemento richiesto dalle specifiche tecniche ex DM 28/12/2015 (art. 1, comma 3) nel caso in cui sia necessaria l'attestazione di conformità.
E' possibile selezionare più allegati contemporaneamente e l'inserimento avviene sempre in ordine alfabetico.
Puoi spostare inoltre i documenti nell'ordine desiderato utilizzando gli appositi bottoni.
Per i procedimenti in corso inserisci nel campo "Numero RG" il numero e l'anno di ruolo e nel campo "Ufficio giudiziario" il nome dell'ufficio giudiziario e la sezione.
L'applicazione inserisce automaticamente l'attestazione di conformità per quei documenti che la richiedono.
Per i duplicati informatici estratti dal fascicolo telematico e per i documenti redatti in proprio dall'avvocato, (c.d. "PDF nativi"), non è inserita alcuna attestazione ma solo l'indicazione della loro "origine".
La descrizione del contenuto del documento è obbligatoria e va inserita nel campo "descrizione".
Per i documenti firmati digitalmente in formato CADES (estensione .p7m) la firma digitale va apposta prima di creare la relata con questa applicazione in quanto il DM 28/12/2015 richiede di indicare il nome del file, per cui è preferibile che tale nome sia comprensivo dell'estensione “.p7m”.
Per i documenti firmati in PADES invece l'estensione non cambia (rimane “.pdf”) e pertanto la firma può essere apposta anche dopo aver creato la relata.
Puoi aggiungere, cancellare, modificare o spostare le parti assistite, gli allegati e i destinatari anche dopo aver creato la relata di notifica.
I dati rimangono disponibili per tutta la durata della sessione di lavoro anche se vai su un'altra pagina e finché non chiudi il browser; il tempo massimo di inattività per una sessione è di 30 minuti.
L'applicazione non è compatibile con i browser di vecchia generazione perché non dispongono delle funzionalità avanzate di gestione file.

Istruzioni per l'invio della PEC

La relata di notifica deve essere salvata in formato PDF e firmata digitalmente (in CADES o in PADES) dall'avvocato che effettua la notifica.
La relata va inserita come allegato della PEC, assieme agli altri documenti da notificare.

Riportiamo alcune indicazioni utili per la predisposizione della PEC con cui si perfeziona la notifica.

L'oggetto deve contenere obbligatoriamente la dicitura "Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994".
Se vi sono più destinatari, gli indirizzi PEC vanno inseriti tutti nel campo “A” e non in “CC”.
L'indirizzo PEC del mittente deve essere quello comunicato all'Ordine di appartenenza.
Se utilizzi il Webmail verifica che il tipo di ricevuta di consegna sia impostato a "Completa".
Prima di inviare la PEC assicurati di aver inserito come allegati tutti i documenti e la relata di notifica firmata digitalmente.
Anche se la legge non lo prevede, può essere inserito nel corpo della PEC un testo di accompagnamento a propria scelta o in base ad eventuali protocolli locali.

Integrazione con il programma di posta elettronica

Per facilitare le operazioni di invio l'applicazione prevede l'integrazione dal browser con il proprio programma di posta elettronica predefinito.
Il funzionamento dell'integrazione non sempre è possibile e dipende da vari fattori, tra cui il sistema operativo e le impostazioni del browser.

Se l'integrazione funziona si aprirà una finestra del programma di posta con le seguenti informazioni preimpostate

L'oggetto: "Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994".
L'elenco delle PEC dei destinatari nel campo "A:".
Un testo di accompagnamento predefinito da modificare eventualmente con un proprio fac-simile.

Avvertenze:

Ricordati di inserire manualmente gli allegati e seleziona l'indirizzo PEC del mittente.

Controlla sempre che le informazioni precompilate inserite nel client di posta siano corrette e corrispondano ai dati inseriti.

Elenchi indirizzi PEC

L'articolo 16-ter del D.L. 179/2012 indica chiaramente quali sono gli elenchi pubblici accreditati per le notifiche telematiche:
"A decorrere dal 15 dicembre 2013, ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa e stragiudiziale si intendono per pubblici elenchi quelli previsti dagli articoli 4 (domicilio digitale del cittadino, ancora da realizzare n.d.r.) e 16, comma 12, del presente decreto (registro PEC pubblica amministrazione n.d.r.); dall'articolo 16, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito, con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2 (registro imprese e ordini professionali n.d.r.), dall'articolo 6-bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (INIPEC n.d.r.), nonche' il registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal ministero della giustizia (REGINDE n.d.r.).

Avvertenza:
L'elenco PEC della P.A. per le notifiche è consultabile esclusivamente dagli uffici giudiziari, dagli uffici notificazioni, esecuzioni e protesti, e dagli avvocati e non va confuso con il sito www.indicepa.gov (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) che pubblica anch'esso gli indirizzi PEC delle P.A. ma che, non essendo ricompreso negli elenchi di cui sopra, non può essere utilizzato come fonte ai fini della notificazione e comunicazione degli atti civili, penali ecc.

L'attestazione di Conformità

Il DM 28/12/2015 disciplina le modalità di attestazione della conformità per i documenti informatici.
In particolare, il comma 3 dell'art. 1 stabilisce che, nel caso di notifica telematica via PEC, l'attestazione sia inserita nella relata di notifica, riportando le informazioni essenziali per identificare univocamente i documenti allegati descritte al comma 1, ossia il nome del file e una sintetica descrizione del suo contenuto.
L'attestazione deve essere inserita nella relazione di notifica che deve essere firmata digitalmente e allegata alla PEC, assieme agli altri documenti notificati.

Pertanto, anche se non esiste una norma specifica al riguardo, in virtù del comma 3 riteniamo che per le notifiche via PEC non sia sufficiente l'attestazione di conformità apposta all'interno dei singoli documenti (come ad esempio una procura alle liti scansionata in PDF, dichiarata conforme e firmata in PADES), ma che l'attestazione debba essere inserita necessariamente in un documento separato, che in questo caso è proprio la relata di notifica.

In rete sono disponibili svariati modelli di relate di notifica ma sostanzialmente possiamo identificare due modalità per predisporre l'attestazione di conformità, entrambe gestite dall'applicazione:

Attestazione inserita per ciascun allegato: l'attestazione di conformità è inserita per ogni allegato che la richiede, ripetendo per ciascuno di essi la formula con i riferimenti normativi in base al tipo di documento.
Attestazione inserita in calce alla relata: la certificazione di conformità è inserita sempre all'interno della relata ma in una sezione separata, elencando i documenti allegati con la relativa descrizione e la normativa di riferimento.

La notifica telematica (art. 3-bis, commi 1 - 4)

La notifica telematica in proprio è disciplinata dall'art. 3-bis della Legge 53/1994 di cui riportiamo un estratto.

1. La notificazione con modalità telematica si esegue a mezzo di posta elettronica certificata all'indirizzo risultante da pubblici elenchi, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.
La notificazione può essere eseguita esclusivamente utilizzando un indirizzo di posta elettronica certificata del notificante risultante da pubblici elenchi.

2. Quando l'atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l'avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell'atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità con le modalità previste dall'articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221.
La notifica si esegue mediante allegazione dell'atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata.

3. La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione prevista dall'articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna prevista dall'articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.

4. Il messaggio (la PEC n.d.r) deve indicare nell'oggetto la dizione: "notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994".

Le informazioni richieste nella relata (art. 3-bis, commi 5 e 6)

L'art. 3-bis della L. 53/1994 indica anche quali sono le informazioni obbligatorie che devono essere contenute nella relata di notifica.
A queste vanno aggiunte, come sopra descritto, quelle previste dal DM 28/12/2015 nel caso in cui sia richiesta l'attestazione di conformità dei documenti allegati alla notifica.

5. L'avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata.
La relazione deve contenere:
a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante;
b) lettera soppressa dal D.L. 90/2014;
c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
e) l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene notificato;
f) l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
g) l'attestazione di conformità di cui al comma 2.

6. Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l' ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l'anno di ruolo.