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Giovedi 21 novembre 2024
Creazione Indice Allegati
Con questa applicazione puoi creare in pochi click l’indice degli allegati con i "collegamenti ipertestuali" ai relativi documenti.
Per approfondire l’argomento clicca qui.
Se da un lato i collegamenti ipertestuali interni al documento sono abbastanza semplici da realizzare, in quanto basta utilizzare gli appositi formati predefiniti per i titoli dei capitoli e dei paragrafi, la creazione dei collegamenti ipertestuali agli allegati, che sono file esterni al documento principale, richiede una serie di passaggi ripetitivi.
Questa applicazione automatizza tutti questi passaggi creando un "indice documenti" con i collegamenti già pronti.
Come funziona
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Trascina gli allegati nel riquadro tratteggiato oppure clicca sul riquadro e selezionali dal computer.
Se trascini più allegati contemporaneamente vengono inseriti in ordine alfabetico, tenendo conto dell’eventuale prefisso numerico presente nel nome del file, e in ogni caso puoi spostarli liberamente.
Se ritieni, modifica il nome del file da inserire nell’indice (può essere fatto anche successivamente).
Clicca sul bottone Crea Indice e personalizzalo secondo le tue esigenze.
L’indice con i collegamenti ipertestuali verrà creato automaticamente e potrà essere esportato in formato WORD o PDF.
Nota: a causa di alcune limitazioni nei browser non è possibile utilizzare il copia/incolla direttamente dalla pagina in quanto non sarebbero mantenuti i collegamenti "relativi".
Avviso:
Affinché i collegamenti ipertestuali funzionino correttamente quando si trasferiscono i documenti da un computer all’altro è indispensabile che:
Gli allegati si trovino tutti nella stessa cartella (qualunque cartella purché accessibile all’utente).
L’indice (o il documento che contiene l’indice) si trovi nella stessa cartella degli allegati.
Informativa Privacy.
Per una maggiore garanzia di riservatezza gli allegati non sono caricati sul server, e i dati inseriti sono automaticamente rimossi al termine della sessione, come avviene in tutte le nostre applicazioni.
La sessione termina alla chiusura del browser oppure dopo 30 minuti di inattività.
Nuovo Utente?
Consigli Utili
Crea l’indice allegati solamente dopo aver completato l’atto o il documento principale.
Una volta creato l’indice non modificare i nomi degli allegati sul tuo computer altrimenti i collegamenti ipertestuali non funzioneranno più.
Se possibile raccogli già gli allegati e il documento principale nella stessa cartella e numera gli allegati nell’ordine che preferisci aggiungendo un prefisso numerico o alfanumerico al nome del file, ad es. 1) 2) 3) … oppure a) b) c) ecc…
Questa pratica, oltre a semplificare la ricerca e la consultazione dei documenti archiviati sul tuo computer, risulta particolarmente utile quando si utilizzano redattori automatici di testi, come questa applicazione, oppure nella creazione della busta telematica per il PCT.
Se gli allegati sono più di nove, numerali aggiungendo uno zero davanti al numero in modo che sia sempre rispettato l’ordinamento alfabetico, ad esempio: 01) 02) … 09) 10) 11) ecc.; questo risulta utile anche quando visualizzi l’elenco degli allegati nella cancelleria telematica oppure quando visualizzi i file sul tuo computer in ordine alfabetico.
 | Creazione Indice Allegati sul Tuo Sito? Copia e incolla il seguente codice html. |
I Collegamenti Ipertestuali
I collegamenti ipertestuali in un documento informatico, come ad esempio una memoria o un atto difensivo, sono porzioni di testo "attive" o, come si dice in gergo "cliccabili", che rimandano a paragrafi interni al documento stesso oppure ad altri documenti esterni, come ad esempio gli allegati in formato PDF, Word, OpenOffice ecc… o ancora collegamenti verso pagine di siti Web accessibili pubblicamente;
I collegamenti ipertestuali a documenti fisici presenti sul computer si dividono in: "collegamenti assoluti" e "collegamenti relativi".
Ogni file sul computer è individuato, oltre che dal nome e dall’estensione, da quello che si definisce "percorso" del file (path name).
Ad esempio, il percorso:
C:/Documenti/2023/Fascicolo1/allegato1.pdf
identifica il documento "allegato1.pdf" partendo dalla "radice" "C:/" e specificando tutte le sottocartelle intermedie separate dal carattere '/' (slash).
Un collegamento ipertestuale che fa riferimento ad un percorso completo (dalla radice) si dice "collegamento ipertestuale assoluto".
E’ facile intuire che, se nei documenti si creano dei collegamenti ipertestuali assoluti, essi funzioneranno solo sul computer originario ma non su un altro computer in quanto il percorso in cui verrà copiato il file "allegato1.pdf" sarà quasi certamente diverso da quello del computer originario.
Per questo motivo nei collegamenti ipertestuali si fa sempre uso dei percorsi di tipo "relativo", dove non si specifica tutto il cammino dalla radice, ma solamente la "cartella corrente".
Ad esempio, il percorso:
./allegato1.pdf
identifica il documento "allegato1.pdf" con un percorso relativo alla cartella corrente; la notazione "./" è una notazione informatica standard per indicare la cartella corrente.
Ecco perché, come descritto precedentemente, sia il documento principale che gli allegati, per poter essere aperti tramite collegamenti ipertestuali, devono trovarsi nella stessa cartella, proprio perché sono tutti collegamenti "relativi".
Esportazione da Word/OpenOffice a PDF
In base a quanto detto circa la necessità di utilizzare sempre collegamenti ipertestuali relativi, bisogna fare attenzione quando si esporta un documento in PDF, come ad esempio da Word o OpenOffice su Windows oppure da LibreOffice per chi utilizza MAC o Linux.
Se il documento esportato contiene collegamenti ipertestuali ad allegati, è indispensabile assicurarsi che sia sempre selezionata l’opzione "Esporta URL relative al file-system" laddove questa sia disponibile (l’acronimo URL indica un collegamento ipertestuale).
Se tale opzione non è selezionata, i link ipertestuali nel PDF funzioneranno solo sul computer dell’utente che lo ha creato perché saranno generati con percorsi assoluti.
Problemi nell’apertura degli allegati dal PDF
Una volta che l’indice allegati viene salvato in formato PDF, può capitare che i collegamenti ipertestuali non funzionino, sia che si tratti di collegamenti agli allegati presenti nella stessa cartella che a siti web esterni (ad esempio un collegamento al sito normattiva.it).
Come possibili soluzioni al problema consigliamo di:
- Verificare che nel lettore i collegamenti alle risorse esterne non siano bloccati controllando le "Preferenze" del lettore PDF (ad esempio nell’ultima versione dell’Acrobat Reader: Modifica --> Preferenze --> Gestore Affidabilità).
Aggiornare il lettore PDF all’ultima versione.
Controllare che il lettore PDF sia definito come "lettore predefinito" sul computer.
Aprire il documento PDF che contiene i collegamenti ipertestuali tramite il browser Chrome o Edge (attualmente non funziona su Firefox) cliccando con il tasto destro sul documento e selezionando la voce "Apri con".
In ultima analisi, installare un diverso lettore PDF.
Collegamenti ipertestuali e PCT
Il DM 8 marzo 2018, n.37. ha introdotto il comma 1-bis all’art.4 del DM 55/2014:
"Il compenso determinato tenuto conto dei parametri generali di cui al comma 1 è di regola ulteriormente aumentato del 30 per cento quando gli atti depositati con modalità telematiche sono redatti con tecniche informatiche idonee ad agevolarne la consultazione o la fruizione e, in particolare, quando esse consentono la ricerca testuale all’interno dell’atto e dei documenti allegati, nonché la navigazione all’interno dell’atto".
Dal dettato normativo traspare quindi che, per beneficiare dell’aumento previsto, non sia sufficiente inserire i collegamenti ipertestuali agli allegati e ai documenti esterni, ma si debba agevolare la consultazione degli atti attraverso la creazione di indici e sommari che permettano la "navigazione" anche all’interno dello stesso atto, ad esempio cliccando sul titolo o sul numero di pagina associato a ciascuna voce dell’indice.
Avvertenza:
Questa applicazione é utilizzabile per un uso non professionale e le informazioni fornite si intendono a carattere indicativo.
Nonostante l’impegno profuso nell’analisi e nello sviluppo del software non é possibile escludere la presenza di errori, per cui si consiglia di controllare sempre i risultati ottenuti.
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